성공적인 Power-Point 발표 10가지방법

독일에서 학교를 다니거나 회사에서 근무하게 되면, 최소한 몇 번은 발표를 하게 된다. 발표는 복합적인 작업으로 연습을 다년 간 하게 되더라도 쉽지가 않다. 왜냐하면 생각능력, 글쓰기능력, 요악능력, 디자인능력, 말을 잘 전달하는 능력 등 다양한 능력들이 필요하기 때문이다. 또한 어떤 청중이냐에 따라 혹은 정해진 시간과 어떤 장소에 따라 유연하게 조금씩 발표스킬을 변화해서 진행해야 한다.

따라서 말을 듣는 사람의 상황에 따라 발표자는 다양한 상황을 인지하고 준비한 내용을 잘 전달해야 성공적인 발표라고 할 수 있을 것이다.

그 중에서도 Power-Point 발표는 본인이 정리 및 작업한 ppt자료를 바탕으로 말하는 것이다. Power-Point 발표의 상황은 무대극장처럼 모든 청중들이 발표자의 시선을 향한다.

단독, 솔로 무대처럼 발표내용과 별개로 본인 스스로의 자신감이 없으면 굉장히 어려운 자리이다. 그렇지만, 성공적인 Power-Point 발표를 위해서는 일반적으로 많이 알려진 전략들이 존재한다.

그래서 오늘은 전문가들이 제안하는 성공적인 Power-Point 발표 10가지에 대해서 알아보고자 한다.

1. 내용은 최대한 단순, 간결, 명확하게 작성해야 한다.

발표테마 주제를 받았을 때 관련 자료를 읽고 난 후 최대한 핵심만 간결하게 글에 담아야 한다. 이 때 가장 중요한 능력은 요약 및 정리능력이다. 핵심만 간략히 뽑아낸 후 청중들한테 어떻게 전달하는 게 효과적일까를 생각하면서 글을 작성해야 한다. 글이 길어지면 청중들은 글을 있으면서 시선과 집중은 ppt로 향하고, 어느정도 읽다가 읽지 않는다. 그리고 말할려고 하는 글의 요점이 무엇인지 불분명하다. 결코 쉽지 않은 작업이다.

2. 내용이 어느정도 완성되면, 그 다음은 형식(글짜 크기, 모양 등) 또한 중요하다.

글의 형식과 양식을 주어져 있다면 당연히 거기에 맞게 작성해야 한다. 그런게 아니라면 형식은 자유롭다. 최대한 전달하려는 내용이 깔끔하게 보일 수 있는 문장의 배치를 선택하여야 한다. 그리고 각 장마다 글자크기(타이틀, 제목, 내용글 등 각각 다름)를 일치해야 하는 당연한 규칙도 중요하다.

3. 적당한 문자와 함께 사진 및 도표를 첨부하면 더 실감이 난다.

문자로서만 전달하는데는 한계가 있다. 따라서 내용관련된 사진과 도표가 있다면 청중들한테는 이해가 훨씬 더 쉽게 되고, 내용에 따른 감정까지도 전달하게 된다.

4. Power-Point 발표는 발표 후 질의응답 및 비판까지 포함한다.

발표성격에 따라서 정보전달만 하고 끝나기도 하지만, 일반적으로는 질의응답까지 포함하는 걸로 시간을 짜야한다. 청중들은 발표내용 관련 궁금한 점도 생기고, 이해가 안 갔던 부분을 물어볼 수도 있다. 

5. 정해진 발표시간을 지키는 것은 굉장히 중요하다. 장당 1~3분은 가장 이상적인 발표시간이다.

발표시간이 정해지지 않은 경우가 아니라면, 대부분 정해진 발표시간이 있다. 길게는 1시간넘게, 짧게는 5~10분만 발표하기도 한다. 대체적으로 20~30분 내 발표라고 한다면,

보통 장당 1~3분정도 시간을 할애하여 말하는 게 가장 안정적이다. 만약 너무 짧게나 길면 청중들의 집중력이 떨어진다.

6. 기본이면서 기본인 맞춤법을 꼭 지켜야 한다.

마감일이 다가오면, 시간압박으로 작업을 하는 경우가 많다. 시간이 쫓기다 보면 기본이지만 맞춤법이 틀리는 경우가 나타난다. 중요한 발표일수록 작업 후 자주 읽으면서 맞춤법과 오타가 나지 않도록 체크해야 한다.

7. 시선은 항상 청중을 향해야 한다.

많은 사람들이 알고 있으면서 간과하는 발표스킬 중에 하나이다. 인간은 불안하게 되면, 시선처리가 바닥을 향하거나 다른 곳을 응시한다고 한다. 발표의 핵심은 청중들에게 관련내용을 제대로 전달과 설득하는 데 있다. 따라서 발표자의 시선은 항상 청중들에게 향해 있어야 하고, 한 명을 응시하지 말고 전체적으로 좌우를 살피면서 이야기할 수 있는 능력 또한 키워야 한다. 가장 초보적인 실수는 그대로 글만 읽는 경우이다. 정말로 준비성이 없고, 지루한 행동이다.

8. 발표자는 티비MC처럼 손에 요약메모지를 가지고 있으면 훨씬 편하다.

발표상황은 긴장이라는 게 항상 가지고 있다. 따라서 혹시 준비한 내용이 기억을 안 날수가 있을 수도 있다. 따라서 긴장상황에 대한 대처능력으로는 발표내용 요약메모지를 만드는 것이다. 만약 안 보더라도 만약을 대비해서 준비하면 좋은 행동지표이다.

9. 청중들의 집중과 몰입을 위해 발표의 흐름을 잘 조절해야 한다.

이 부분은 정말로 발표경험이 많아야 생기는 발표의 흐름을 조절할 수 있는 능력이다. 청중들의 태도에 따라 발표속도를 천천히 할 수도 있고, 느리게 할 수도 있어야 한다. 또한 청중들의 집중도에 너무 떨어지면 그냥 패스할 수도 있는 것도 하나의 능력이다.

10. 결국 자신감이다.

발표내용도 좋고, 자료도 좋고 전달능력 또한 좋다. 이런 모든 과정 속에 결국은 자신감이 있어야 한다. 자신감이 있는 발표자는 준비를 얼마나 오랫동안 하였고, 해당 주제에 대해서 전문가인 것처럼 보이기도 하고, 청중들은 발표자의 에너지를 분명히 느낄 것이다. 자신감과 확신에 찬 발표자는 겉으로 봐도 당당하고, 목소리에 힘이 있으며 그에 따라 청중들의 분위기를 압도하고, 쥐어다 펼다 할 수 있는 행동을 한다.

• 작성: 모젤파파

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