회사 업무와 개인 시간을 위한 시간 관리 요령 방법 7가지

효율적인 시간 관리는 바쁜 업무가운데 필수입니다. 특히 요즘 처럼 멀티태스킹을 요구하는 직장 문화속에서는 나만의 시간관리 요령이 없다면, 결국 바쁜 하루를 보내고 나서도 딱히 결과물이 없는 하루를 보내기 일수입니다.

많은 미팅속에 시간을 허비하고 동료들과의 작은 대화들, 업무 요청들에 금새 몇 시간이 지나갑니다. 그래서 전략적인 시간관리는 바쁜 직장인들에게는 필수입니다.

회사에서 나만의 시간 관리 시스템 만들기

많은 할일 들을 우선순위에 맞게 분류하는 것이 중요합니다. 이 때 급한 일, 중요한 일의 분류가 쉽지 않습니다. 아래와 같은 분류 방법을 추천합니다.

나의 업무 습관 분석 하기

하루를 시작할 때 내가 오늘 할일을 정하는 리스트 업을 합니다. 이때 염두에 두어야 할것은 급하고 중요한 일을 가장 먼저 처리하는 것입니다. 그다음 급한 일과 중요한 일의 우선순위를 고려하면서 일의 순서를 정할 때, 한가지 중요한 것은 나의 업무 습관을 돌이켜 봐야 합니다.

원래는 그렇게 급한 일이 아니었는데, 내가 계속 미루어서 급한 일이 되었다면 나의 업무 습관 중에서 급하지 않고 중요하지 않는 일을 계속 미루는 습관이 있는 것입니다.

따라서 급하지는 않지만 금방 끝날 수 있는 일 역시 빨리 처리하는 것이 중요합니다.

업무 우선 순위 정하기

우선은 가장 중요하고 급한 일은 우선 순위에 둡니다.

이렇게 중요하고 급한일을 할 때에는 스마트폰, 메일을 보지 않고 30분 정도를 업무에만 집중하는 업무 방식을 통해서 업무할 때 생산성을 많이 올릴 수 있습니다. 예를 들어 25분 집중, 5분 휴식의 방법을 시도하는 것도 좋습니다. 업무 집중 방법은 하단에 다시 정리하겠습니다. 

중요하고 급한 일 다음으로 쉽게 간과해서는 안되는 일은 간단히 끝날 수 있지만 미루게 되는 일들입니다. 하루 중 한 시간 정도는 쉽게 끝날 수 있는 일들을 모아서 처리하는 시간을 정하면 좋습니다. 이렇게 할 경우, 나의 업무 리스트에 자질구레한 일들이 계속 To do 리스트에 있는 것을 막을 수 있으며, 두번째로는 동료들과의 관계도 좋아집니다.

나의 To do 리스트에 있는 일들은 대부분 동료가 나의 회신을 기다리고 있는 일들일 수 있습니다. 급하지는 않기에 내가 하루 이틀 미루다 보면 동료 역시 짜증이 날 수 있습니다. 따라서 이런 작은 일들은 하루에 몰아서 처리하다 보면 쌓이지 않고, 업무 협조를 요청한 동료와의 관계도 좋아질 수 있습니다.

다양한 시간 관리 방법 소개

여유를 생각하면서, 우선순위에 집중하는 ‘독일 사람들의 시간 관리법’

1단계, 동기부여가 되는 목표를 세워라.

2단계, 계획을 반드시 문서화하라.

3단계, 우선순위를 확실히 분석하라.

모든 일이 그렇듯 자이베르트 박사가 제안하는 독일 사람들의 시간 관리법 또한 목표를 세우는 것부터 시작됩니다. 동기부여가 되는 큰 목표를 5개 정도 세우고, 그 목표를 달성하기 위한 계획을 구체적으로 작성합니다.

예를 들어, 목표는 3년 안에 책 출간하기, 2년 안에 1만 유튜버 되기 등 구체적이고 긍정적인 방향으로 세웁니다. 그리고 이 목표를 다시 세분화하면 됩니다. 3년 안에 책 출간하기라는 목표를 위해 하루 한 편씩 좋아하는 작가 글 찾아 읽고 분석하기, 일주일에 한 편 에세이 쓰기 등 구체적인 계획을 정리하면 됩니다.

이렇게 정한 계획들은 매일의 할 일을 만들어냅니다. 그럼 이 모든 것을 마치 사업계획서를 쓰는 것처럼 문서로 작성합니다. 여기까지는 평범합니다. 지금까지 해봤던 방법들과 비슷할겁니다.

중요한 건 마지막 단계에 있습니다. 바로 구체적인 계획들의 우선순위를 확실히 정하는 겁니다. 모두 같은 시간 또는 같은 강도로 완료해야 하는 건 아닙니다. 그렇게 되면 세웠던 계획은 모두가 부담스럽기만 합니다. 우선순위를 결정하고 나면 할애할 시간과 완료 시기를 정하고 그에 따라 자신의 시간을 투자하면 됩니다.

단, 자신의 시간을 모조리 계획한 일에 사용하지 않는 것에 포인트가 있습니다. 자신이 쓸 수 있는 시간의 60%만 계획을 수행하는 데 사용하고, 나머지 40%는 비워둡니다. 남는 시간에는 휴식, 예상치 못한 일, 여가활동 등을 해결하는 데 사용하면 됩니다.

이런 독일 사람들의 시간 관리법의 핵심은 계획을 구체적으로 짜서 빈틈없이 목표로 나아가는 것이 아니라 ‘나만의 여유로운 시간을 확보하는 것’에 있습니다. 주어진 시간에 중요한 일들을 놓치지 않고 효과적으로 수행함으로써 삶의 질을 높여주는 여가 시간을 만들 수 있게 도와주는 시간 관리법이라고 할 수 있습니다.

하루를 위한 집중 모드를 활용한 ‘구글벤처스의 메이크 타임’

1단계, 하이라이트

2단계, 초집중 단계

3단계, 에너지 충전 시간

4단계, 돌아보기

메이크 타임은 단 하루를 위한 시간 관리법이라고 할 수 있습니다. 일단 각 단계가 단 하루 만에 모두 이루어집니다.

출근하자마자 한두 가지 중요한 목표를 정하는 하이라이트 단계, 방해꾼을 물리쳐 목표에만 집중하게 하는 초집중 단계, 운동, 잠, 휴식 등을 통해 뇌를 충전하는 에너지 충전 시간 단계, 그리고 하루 동안 사용한 시간을 되짚어보는 돌아보기 단계로 구성되어 있습니다. 꼭 일에만 해당하는 시간 관리법은 아니며 저녁 식사를 위한 요리, 주말여행 등에도 적용할 수 있습니다.

메이크 타임의 시간 관리 포인트는 초집중 모드를 위해 방해 요소를 차단하는 데 있습니다. 한번 빠지면 헤어나오기 힘든 소셜 네트워크, 게임, 뉴스, 드라마 등 동영상 스트리밍 서비스, 메일, 문자 등의 수신 알림을 차단하기 위해 앱에서 로그 오프하거나 삭제하는 방법을 추천합니다. 이렇게 우리의 시간을 순식간에 삭제해버리는 시간 도둑들만 해결해도 일할 시간을 확보하는 데 효과적이기 때문입니다.

25분에 집중하는 ‘뽀모도로 기법’

25분 집중 + 5분 휴식 = 1 뽀모도로

하루(8시간) = 15 뽀모도로

일주일 = 75 뽀모도로

뽀모도로 기법은 단순합니다. 단 25분 동안 한 가지 일에만 집중하고, 5분간 휴식을 반복하면 됩니다. 뽀모도로 기법(Pomodoro Technique)은 1980년대 후반 ‘프란체스코 시릴로'(Francesco Cirillo)가 만든 시간 관리법입니다.

우리는 어쩌면 뽀모도로 기법이라는 용어를 몰랐을 뿐 지금도 하고 있었을지도 모릅니다. 이렇게 일하시는 분들이 있죠. ‘이것만 끝내고 화장실 가야지, 이것만 끝내고 냉장고에서 먹을 것 좀 챙겨와야지’라며 남은 집중력을 쏟아붓는 분들 말입니다.

하루 중 8시간을 모두 집중해서 일하는 건 아닙니다. 일에도 차례가 있고, 해결해야 하는 세부 단계가 분명 있습니다. 각각의 단계를 단시간에 효과적으로 해결해가는 것이 뽀모도로 기법의 포인트입니다. 그러기 위해 30분(25분 집중, 5분 휴식)이라는 세션을 분절해놓은 것뿐입니다.

25분의 집중으로 해결할 수 있는 일이 얼마나 있을지 의심하는 분들이 분명 계실거라 생각합니다. 이런 분들은 할일을 세분화하지 못한 것일 수도 있고, 자신의 문제 해결 능력을 잘 모르는 것일 수도 있습니다. 뽀모도로 기법을 계속 활용하다 보면, 정해진 시간 동안 집중해서 일했을 때 내가 얼마만큼 일을 해치울 수 있는지 알 수 있습니다. 내 역량을 정확히 파악해 일을 조정하는 방법을 터득하게 됩니다.

뽀모도로 시간 관리를 위한 노트북 프로그램, 스마트 폰 어플 등을 활용할 수도 있습니다.

최소 90분의 시간을 만드는 ‘피터 드러커의 시간 관리법’

1원칙, 시간을 기록하기

2원칙, 시간을 관리하기

3원칙, 시간을 통합하기

일의 종류에 따라 뽀모도로 기법을 적용하기 힘들 수 있습니다. 오랜 시간 사유해야 하는 지식노동자가 이에 해당합니다. 실제 흩어져 있는 15분 또는 30분이라는 시간이 지식노동의 결과물을 내놓는데 턱없이 부족합니다. 자신의 통제하에 있는 시간을 연속적으로 통합해 집중할 수 있는 최소한의 시간, 즉 90분을 만들어야 한가지 지식 생산물을 내놓을 수 있습니다.

시간의 통합을 위해 우선 시간을 기록합니다. 시간 운용표를 만들어 자신의 주요 과업을 적고 실제 얼마큼의 시간을 할애했는지 기록하는 겁니다. 비교해보면 자신의 생각과 실제 기록된 결과는 차이가 크다는 걸 알 수 있습니다. 사람은 일의 중요도에 비례해 시간을 쏟고 있다고 착각하기 때문입니다. 이렇게 작성된 기록을 바탕으로 시간을 관리합니다. 필요 없는 일은 지우고, 꼭 자신이 하지 않아도 되는 일은 위임하고, 자신이 해야만 하는 일에 집중할 수 있도록 말입니다.

그리고 마련된 시간은 한 가지 일에 한꺼번에 집중할 수 있도록 통합합니다. 90분은 집중력의 최대치라고 생각해도 괜찮습니다. 만약 자신의 집중력의 한계가 70분이라면 최소 확보해야 하는 시간을 70분으로 설정하셔도 됩니다.

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